FR:Proces Verbal - Assemblée Générale Ordinaire - 2019

Procès verbal de l'assemblée générale d’Open Food Facts en date du dimanche 19 mai 2019

Le dimanche 19 mai 2019 à 10h, les membres de l’association se sont réunis en assemblée chez XWiki, 35 rue Beaubourg, à Paris. L’assemblée générale est présidée par Stéphane Gigandet, en qualité de Président de l’association, et est convoquée conformément aux dispositions inscrites dans les statuts de l’association. La validité de la convocation est reconnue par les membres de l’association. Anca Luca se propose d’assurer le secrétariat de la séance.

Membres présents

Sont présents ou représentés les membres de l’Association suivants :

Anca Luca,
Léonore Wilhelm,
Anthoine Bourcy,
Ludovic Dubost,
Pierre Slamich,
André Gigandet,
Sébastien Gathier,
Stéphane Gigandet,
Vincent Bataille,
Christian Quest,
Charles Nepote
Adrien Chauve (représenté),
Benoît Prieur (représenté),
Benoît Warnery (représenté).

Ordre du jour

Présentations, discussion et votes du rapport moral 2018 et des comptes 2018
Présentations, discussions et votes des motions
Présentation, discussion et vote du Plan de développement 2019-2021
Embauche de Pierre Slamich, Stéphane Gigandet et Charles Népote comme premiers salariés de l'association
Modalités d'adhésion et de cotisation à l'association
Gouvernance de l'association
Elections du Conseil d'Administration 2019

Stéphane Gigandet commente le rapport d'activité 2018 : https://fr.openfoodfacts.org/files/rapport-d-activite-open-food-facts-2018.pdf

L'association a connu un tournant cette année, ayant engagé beaucoup de sujet nouveaux sur fond de monté en notoriété : imports de données de producteurs, intelligence artificielle pour l'ajout de données et le contrôle qualité, le soutien de Santé publique France, la collaboration scientifique avec l'EREN, etc.

Un débat s'ouvre sur la production de contenus au fil de l'eau pour mieux communiquer sur l'activité du projet. Vincent et Christian suggèrent de produire le contenu avant de résoudre le problème des outils de publication.

Stéphane mentionne qu'on en revient au défi humain. Il faut trouver des ressources pour traiter tous ces sujets.

L'équipe est optimiste s'agissant des défis techniques : nous trouvons régulièrement des solutions pour les problématiques de croissance du projet.

Christian propose une mise en relation avec OVH permettant peut-être de trouver des ressources machines supplémentaires.

Stéphane explique la réussites des imports producteurs : Carrefour et Fleury Michon en continu. De nombreux producteurs ont effectué un import manuel.

En France le contexte de développement a changé. Nous devons réaffirmer plus clairement les valeurs qui nous différencient des acteurs privés ou de projet propriétaire : dimension mondiale, bien commun, auditabilité des données...

Christian signale la nécessité d'un meilleur embarquement et remerciement des contributeurs.

Pendant plusieurs années le financement de l'activité n'était pas à l'ordre du jour. Aujourd'hui Stéphane et Pierre sont plus qu'à mi-temps sur le projet, voire au-delà d'un temps plein. La croissance du projet ne permet plus de fonctionner sans financement. Cette question est née en cours d'année 2018 et depuis quelques mois l'association a obtenu un important financement de Santé publique France et poursuit ses recherches de financements. Christian rappelle le besoin de structuration. Outiller en matière de communication, par exemple. En ce qui concerne les discussions, le Slack semble rendre des choses compliquées par le nombre de channels et le fait que certains soient privés. On évoque les outils :

Discourse (très efficace pour la communauté Open Data)
Loomio - pour les votes (utilisé par OSM)

Faire du ménage dans le Slack :

préfixer correctement
réduire le nombre de channel ou éviter d'en créer à tort et à travers

On rappelle la nécessité de mieux expliciter nos valeurs et notre éthique. Charles présente notamment la Charte d’éthique, de fonctionnement et de gouvernance d’Open Food Facts : https://docs.google.com/document/d/1SmnTgG4DGDxkGw1tgEZZ4G5-VLA3t-XnOks4120ye8s/editedit

Une discussion s'ensuit sur "on ne vend rien". Il convient de préciser ça. On peut se faire rémunérer pour des prestations qui vont servir à apporter des services aux utilisateurs finaux (à condition que ces financements ne viennent pas de l'industrie agro-alimentaire).

On doit préciser que tout ce qu'on fait est nécessairement fait sous licence libre et publié publiquement.

Le paragraphe est retiré du rapport moral et sera précisé à travers la rédaction de la charte mentionnée plus haut.

S'agissant des financements, Christian suggère aussi mai-juin sur quelque chose en mode projet alors que l'appel au don de fin d'année est plus générique, tout en laissant un formulaire de don ouvert toute l'année. Christian suggère de créer un compte PayPal pour les dons à l'international.

Christian demande de faire attention aux financements publics qui sont chronophages et sur projets avec livrables.

On parcours le dossier de présentation du projet, avec lequel OFF. Vincent et Christian font plusieurs remarques sur la valorisation des subventions comme les serveurs de Free (à valoriser sur 3 ans), etc. André signale que l'année 2021 devrait être mieux lissée : passer 15-20K du poste "projet" au poste "subvention".

Un soutien d'Étalab est suggéré par Vincent qui va remonter cette demande.

Vincent suggère des remboursement unitaires plutôt que globaux (exemple : déplacements à la commission européenne). De même c'est plus utile de tout faire passer sur le budget de l'asso pour valoriser les dépenses en co-financements. Vincent et Christian demandent une comptabilité rigoureuse et d'envisager un commissaire aux comptes pour 2019. Ludovic signale "recip bank" pour scanner les factures. Débat sur les cotisations. La cotisation des personnes morales est intéressante car c'est plus facile d'adhérer que de financer et en général c'est récurrent. L'article 6 nous protège de l'adhésion d'industriels de l'agro-alimentaire. Christian propose que le montant des cotisations des personnes physiques est fixé par l'AG et le montant des cotisations des personnes morales sont fixées par le CA.

Proposition de montant de cotisation pour une personne physique : 10€ / an, à partir de l'année 2020.

Votes : Pour, 13 ; Contre, 0 ; Abstention, 1.

La cotisation des personnes morales aura effet en 2019.

Vote du rapport d'activité, avec l'amendement du paragraphe sur "Open Food Facts ne vend rien" (voir ci-dessus):

Votes : Pour, 14 ; Contre, 0 ; Abstention, 0.

Vote de l'approbation des comptes 2018.

Votes : Pour, 14 ; Contre, 0 ; Abstention, 0.

Vote du Plan de développement 2019-2021.

Votes : Pour, 13 ; Contre, 0 ; Abstention, 1.

Vote de la motion d'embauche future de Pierre Slamich, Stéphane Gigandet et Charles Népote comme premiers salariés de l'association. Vote du Plan de développement 2019-2021.

Votes : Pour, 10 ; Contre, 0 ; Abstention, 4.

Pierre, Stéphane et Charles concernés par le vote, se sont abstenus.

Résultats des votes des élections pour le CA

Pierre Slamich, appelé à être embauché rapidement, démissionne de sa position au CA de l'association.

Christian Quest