FR:Assemblée Générale Ordinaire - 2015

Cette page wiki a pour but d'organiser et préparer la tenue de l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) de l'association Open Food Facts.

Introduction

L'AGO annuelle est une obligation statutaire de l'association, mais c'est également une excellente occasion pour faire le bilan de l'année écoulée, faire se rencontrer les membres, communiquer etc.

Objectifs

• Objectifs statutaires
  • Rendre compte des événements marquants depuis la création de l'association
  • Discuter des orientations pour l'année suivante
  • Voter les questions à l'ordre du jour
  • Renouveler le conseil d'administration
    • d'après les statuts la moitié du CA de 5 à 10 membres est tirée au sort pour être sortants, mais comme en pratique on a seulement 5 administrateurs sur les 10, on peut renouveler la moitié du CA sans sortie
• Faire se rencontrer la communauté Open Food Facts
• Communiquer et rencontrer de nouveaux membres potentiels
• ...

Questions

Comment inclure la communauté non parisienne ?

• Faire l'événement ailleurs qu'à Paris ?

Comment faire venir le plus de contributeurs possibles ?

• Organiser -en plus des débats- des workshops, des activités accessibles au techniques comme au non-techniques qui soudent et qui soient utiles à OFF
  • Par ex: Editions massives de fiches, Raids sur un magasin partenaire en fin de journée, construction de machines à scanner, liaison de la taxonomie avec Wikidata…

Participation à distance

En amont (discussions sur l'ordre du jour, votes).

En live : https://appear.in/openfoodfacts

En aval (compte rendus, vidéo etc.)

Comment inclure la communauté non francophone ?

• Prévoir une session en anglais diffusée sur le web en hangout (avec possibilité de QA vidéo avec les intervenants)
• Prévoir un intervenant anglophone ou francophone distant pour les gens présents sur place, afin de leur faire prendre conscience de l'enjeu global

Date

Fin mai, début juin 2015.

L'AGO doit être annoncée au moins un mois à l'avance aux membres de l'association.

• Date retenue : Samedi 20 juin 2015 de 13h à minuit

Durée

• Une soirée
• Une après midi ou une journée ?

On pourrait faire un événement un peu plus long que d'habitude pour permettre à plus de contributeurs de présenter des projets etc. Et faire la partie AGO en soirée.

Lieu

• Paris ?
  • Numa, Mozilla ?
• Lyon ?

Lieu retenu :

• chez Stéphane Gigandet, Saint-Maur des Fossés, RER A Saint-Maur Créteil

Nom

OSM a sa "State of the MAP", comment nommer l'assemblée annuelle d'OFF ?

Agenda

Article 11

• Un mois au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par le conseil d’administration. L'ordre du jour figure sur les convocations. La convocation peut être faite par voie électronique.
• Les motions et candidatures proposées par les membres doivent être soumises au conseil d’administration 15 jours au moins avant l'assemblée générale. À cette date, l'ordre du jour est envoyé avec l'ensemble des motions et candidatures proposées.
• L'assemblée générale, après avoir délibéré, se prononce sur le rapport d'activité, sur les comptes de l'exercice financier et sur les motions proposées à l'ordre du jour. Elle délibère sur les orientations à venir. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d'administration.

• Proposition d'agenda du conseil d'administration
  • Présentation des points forts de l'année écoulée
  • Code of conduct - http://en.wiki.openfoodfacts.org/Code_of_conduct
  • Présentation et discussion de la feuille de route 2015
    • ou tout du moins des grandes orientations
  • Présentation de projets spécifiques par des contributeurs ?
    • des volontaires ?

Logistique

• Alimentation: chacun se débrouille, ou on organise quelque chose de ludique pour manger (avec mesure du nombres de calories ingérées collectivement, par exemple).
• Transports
  • Prévoir des covoiturages pour les contributeurs de lyonnais ou parisiens (selon la ville)

Calendrier

Status : "Un mois au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par le conseil d’administration. L'ordre du jour figure sur les convocations. La convocation peut être faite par voie électronique. Les motions et candidatures proposées par les membres doivent être soumises au conseil d’administration 15 jours au moins avant l'assemblée générale. À cette date, l'ordre du jour est envoyé avec l'ensemble des motions et candidatures proposées."

"L'assemblée générale, après avoir délibéré, se prononce sur le rapport d'activité, sur les comptes de l'exercice financier et sur les motions proposées à l'ordre du jour. Elle délibère sur les orientations à venir. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil d'administration."

• 9/4 - Début de la préparation de l'AGO
• 12/5 - Création de la page pour recueillir les propositions de motions et les candidatures pour le Conseil d'Administration
• 13/5 - Envoi de la convocation (e-mail à la liste des membres, message sur Slack, billet de blog)
• 13/5 au 28/5 - Propositions de motions par les membres
• 13/5 au 28/5 - Candidatures pour le Conseil d'Administration
• 29/5 - Publication du rapport d'activité 2014/2015 et des comptes 2014
• 29/5 - Publication des motions à l'ordre du jour
• 29/5 - Envoi des motions et des liens vers le rapport et les comptes - (au moins 15 jours avant l'AG)
• 29/5 au 20/6 - délibérations sur Internet
• 14/6 au 20/6 - Début de l'AG sur Internet, votes sur Internet
• 20/6 - Assemblée Générale de 13h à minuit chez Stéphane Gigandet à Saint-Maur des Fossés + délibérations et votes en présentiel

Organisateurs

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• Stéphane
• Pierre